Conseils procrastination organisation rangement

■  Conseils dans les catégories : Anti-procrastination / Organisation / Rangement

Procrastination et organisation	Découper vos journées en tranches et faire des pauses  (respiratoires). Eliminer les distractions, Méthode d'organisation de crise et pro-TDA/H - Rangement maison et classement papiers / Ordi
Travailler en fractionné Pauses respiration	► La procrastination est le fait de toujours remettre à plus tard ce qu'il faudrait faire tout de suite. Mais ce n'est pas une décision consciente pour eux, ils ne peuvent tout simplement pas faire mieux. Cela leur fait consommer beaucoup plus d'énergie que s'ils effectuaient sur le champs la tâche qu'ils reportent, de par le stress cumulé que cela leur procure, et pour beaucoup aussi la culpabilité qui s'en suit ► Comment se sortir de la procrastination ? Pour commencer, il faut découper ses journées en tranche de temps. Ne pas rester plus d'1H30 sans faire une pause à des fréquences variant entre 30 et 90 minutes, puis continuer ou alterner sur un autre sujet si la motivation/concentration a diminué, ou si l'on est parti en hyper focalisation (hyper concentration) sur une tâche non productive (l'exemple classique du surf débridé sur le web). ► Durant cette pause (5mn), on peut évidemment s'accorder une récompense en passant un bon moment. Mais l'idéal est de faire quelques respiration amplifiées, car cela oxygène le cerveau et revigore l'instinct créatif qui va vous indiquer sur quelle tâche il faut enchainer (ou continuer le travail en cours). Une bonne respiration de type yoga ou sophrologie se fait en inspirant sur 4 temps dans l'abdomen puis le thorax, en retenant l'air sur 2 temps puis en expirant à fond sur 6 temps avec une sensation de détente corporelle. Il faut attendre un peu avant l'inspiration suivante pour ne pas partir en hyper ventilation (avec souvent une sensation d'avoir la tète qui tourne), et bénéficier ainsi d'un effet calmant sur le mental. On peut conscientiser ces respirations comme dans une méditation, en ne pensant qu'à cette respiration (amplifiée ou pas). ► Ce découpage de la journée en tranche de temps sera d'autant plus aisé si vous mettez en place des rituels comme des pauses café (mais sans caféine), promener le chien, manger à heure fixe. il faut se forcer à quitter le poste de travail et sortir 5 mn, dehors si possible, comme les fumeurs mais sans cigarette ...
Gestion des tâches en fonction de nos : - Etats énergétiques - Etats émotionnels - Niveaus de Chalenge - Compétences	► Il est intéressant de voir ce que donne la combinaison des états énergétiques et des états émotionnels et constater que chaque combinaison a ses avantages et inconvénient -> Haut niveau d'énergie + Emotion positive -> Euphorie, empathie mais possible exubérance ou papillonnage -> Haut niveau d'énergie + Emotion négative -> Agressivité, colère, éventuellement concentration -> Bas niveau d'énergie + Emotion positive -> Détente , sérénité mais procrastination possible -> Bas niveau d'énergie + Emotion négative -> Abattement, déprime, mais obligation de se faire du bien ► Dans le même ordre, il est intéressant de voir la combinaison chalenge/compétence. Un auteur parle d'expérience optimale (le Flow) lorsqu'il y a adéquation entre le chalenge ou l'exigence de la tâche en cours, avec la compétence de l'individu sur le sujet. -> Haut niveau de chalenge + bonne compétence -> Expérience optimale (flow) -> Haut niveau de chalenge + mauvaise compétence - > Excitation puis anxiété ou papillonnage -> Bas niveau de chalenge + mauvaise compétence -> Indifférence, inquiétude -> Bas niveau de chalenge + bonne compétence -> Ennuie, détachement ► Il faut respecter ses états internes du moment pour réaliser les tâches adéquates. Cela consiste à alterner les tâches créatives (Niveau d'énergie mentale élevé), communicatives (Bonne humeur), ennuyeuses ou exigeantes (Capacité de concentration ciblée élevée), organisatrice (capacité d'attention large élevée). Il faut donc profiter d'une fenêtre d'attention ou de concentration élevée pour exécuter les tâches ennuyeuses/bloquantes pour lesquelles on procrastine. Une journée de créativité ne permettra souvent pas la concentration sur des tâches difficiles, car ce sont des états d'être opposés. ► Chaque tâche devrait être suffisamment motivante mais aussi adapté à notre état interne du moment tout en ayant une bonne compétence sur le sujet. Il faut tendre à construire notre vie comme une suite d'expériences optimales (tranches de 1 heure environ) ce qui est très différent du papillonnage car chaque tranche de temps va être mono-tâche et on va rester dans nos objectifs. Se forcer à faire des pauses permet de faire le point fréquemment, de reposer et oxygéner son cerveau,  et de ne pas insister sur une tâche inadéquate ou addictive. ► On peut aussi essayer d'améliorer son état interne du moment pour s'adapter à une tâche que l'on ne peut pas reculer ou déléguer (Mieux être pour mieux faire). Notre concentration étant très liée à nos états internes, il faut rechercher les bons états énergétiques et émotionnels, en rechargeant rapidement ses batteries (respirations, sport, sieste, relaxation, ...), puis avancer intuitivement. Beaucoup de solutions de ce tableau (style de vie, hygiène de vie, solutions intérieures ...) sont orientés vers la recherche d'états internes positifs (énergie, bonnes emotions,  capacité de concentration).
Lieus de travail insolites Ambiance sonore bruyante Position de travail en mouvement	► Sortez régulièrement dans votre jardin ou un parc, expérimentez de nouveaux lieux de travail ou de réalisation personnelle (lieus publics, cafés) avec votre ordinateur (sans internet) ou votre feuille blanche si c'est un travail cérébral ou artistique. ► Sortez aussi régulièrement dans des espaces verts, la nature constitue souvent la première thérapie pour les capacités attentionnelles. ► Pour trouver immédiatement une bonne concentration, ces lieus de sortie pourront être bruyants (ex : terrasse à un carrefour de circulation, café avec musique rapide et forte); dans ce cas les centaines de sons bruyants ou  aléatoires permettent de débrancher l'hyperactivité cérébrale pour se concentrer sur la tâche à effectuer (avec l'ordinateur par exemple), surprenant non ! ► Sur le même principe on trouve aussi sur internet des audios de concentration de "bruit blanc" (voir aussi les audios de synchronisation des deux hémisphères cérébraux) qui reproduisent ce phénomène et permettent une hyper-focalisation productive en restant à son bureau. ► Les plus hyperactifs ne pourront pas s'assoir longtemps et devront travailler presque en mouvement, toujours debout ou en marchant, chez soi ou à l'extérieur. On pourrait penser que peu de jobs sont adaptés à cela mais il faut être créatif pour trouver ses solutions. Un célébré humoriste et auteur avoue non officiellement être TDA/H et ne pouvoir écrire ses sketchs que debout, en tournant autour de sa table de salon et se penchant régulièrement pour griffonner une phrase ou deux sur son cahier. Si vous êtes étudiant, vous pouvez par exemple enregistrer vous même vos cours et vous les écouter ensuite en marchant ou même en courant l
Se créer une pression virtuelle	► Pour une concentration extrême sur une tâche que l'on reporte depuis longtemps, on fera la pause au bout de 25 mn comme l'indique la méthode pomodoro. On peut se faire aider par un timer manuel ou un timer en ligne comme celui-ci. L'idée est de se mettre la pression sur une seule tâche (par exemple écrire un rapport, mais ne pas s'occuper de ses emails, ne pas faire de web) pour s'accorder ensuite une pause méritée.  Dans l'idéal, c'est une pause respiration de de 5mn, mais cela peut- être aussi une petite récompense que vous vous êtes fixés 25 minutes plus tôt. Ensuite, vous repartez sur 25 minutes, vous pouvez éventuellement continuer sur cette même tâche si elle n'est pas finie et si vous avez encore l'énergie. Cette notion de deadline virtuelle peut même devenir ludique car votre journée va être constituée de chalenges successifs. ► En s'accordant seulement 30 minutes avant de prendre une pause, on envoie à notre cerveau un message lui disant que le temps disponible pour travailler est limité et qu’il faut donc être le plus efficace possible. On se créé ainsi des mini-deadlines même si on ne finira pas complètement la tâche au bout de 30 mn. De plus si on choisi comme cela de consacrer 30 minutes à une activité précise, on remplace le stress négatif par un stress positif, car on ne se soucie plus de toutes les autres tâches en attente pendant ce temps. ► Pour comprendre ce principe, la loi de Parkinson nous dit que « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ». autrement dit, si l'on dispose de peu de temps pour effectuer une action, on va l'accomplir rapidement alors que si on dispose de beaucoup de temps, on va la faire lentement ou procrastiner.
Gérer les priorités	► On peut aussi s'apercevoir qu'on ne met pas les bonnes priorités dans sa gestion des tâches au quotidien. Deux listes, une pour la semaine et une pour la journée en cours, peuvent être utiles, en situation de crise, pour noter les tâches urgentes ou prioritaires. ► On va mettre ces deux listes (ou post-it) bien en évidence sous nos yeux et commencer la semaine et la 1ere heure de chaque journée sur une tâche prioritaire et/ou urgente, car en effet la 1ere action effectuée dans la journée/semaine va être significative de notre activité du jour/semaine. De plus si on commence la journée parce qui semble le plus difficile, on va certainement avancer significativement et le reste de la journée sera meilleure à tout point de vue. ► On continue ensuite à découper sa journée en tranche comme vu plus haut. Si on peut continuer plusieurs heures efficaces sur la tâche prioritaire (ou difficile), tant mieux bien sûr ! Sinon on bascule sur une autre tâche prioritaire ou urgente. ► Pour résister à nos sources de distraction favorites, on a intérêt à privilégier consciemment nos objectifs. Donc il faut avoir clairement explicité quels sont nos objectifs prioritaires (objectifs de vie, annuels, mensuels) que l'on décomposera régulièrement en objectifs spécifiques hebdomadaires et journaliers. Cette phase est souvent flou chez les TDA/H, cela peut être le premier travail à faire. ►Puis il faut analyser pendant quelques semaines pourquoi et comment on procrastine, en notant à chaque heure dans un journal de bord, ce que l'on vient de faire, ce que l'on a interrompu,  ce qui nous a distrait, nos états internes (énergie, degré d'attention, humeur) et leurs causes (manque de sommeil, manque de sport, ..), toutes les envies d'arrêter, notre dialogue intérieur négatif, bref tout ce qui se passe dans une journée, en commençant par les objectifs hebdomadaire et journalier qu'on s'était fixé sur les deux listes. ► On peut se faire coacher par un ami, en lui envoyant tous les soirs le prévisionnel de la journée suivante et le bilan de la journée qui s'achève avec le delta par rapport à ce qui était prévu autour des objectifs prioritaires. Idem en fin de semaine pour le prévisionnel/bilan de chaque semaine. Cet ami aura une action relativement passive car c'est vous qui allez prendre conscience de tous vos écarts en écrivant ces messages. Cet ami peut être d'ailleurs vous-même en vous envoyant à personnellement ces mails qui peuvent aussi contenir ce que l'on a vu plus haut (distractions, états internes, envies d'arreter..), on en reviens au journal de bord vu plus haut.
Diminuer les distractions	► A partir de là on va prendre des mesures plus radicales pour changer ses habitudes comportementales nocives, arrêter ses sources de distraction favorites, par exemple en désinstallant ses jeux favoris de son ordinateur, ou en installant un logiciel qui empêche d'aller sur les réseaux sociaux à certaines heures. ► Il faut réserver des plages horaire pour lire ses mails ou surfer sur internet. Il est beaucoup plus performant de ne pas avoir accès à internet en permanence même si il est essentiel pour votre activité. Donc quand vous n'avez pas internet, vous notez toutes les recherches que vous aurez à faire pendant la tranche horaire ou vous vous autorisez internet. Ainsi vous n'interrompez pas votre tâche principale (écriture d'un document par exemple) par une recherche web qui va rebondir nécessairement sur plusieurs autres non nécessaires, par le jeu des hyperlinks ! Votre cerveau TDA/H adore cliquer sur un lien, plutôt que de terminer la lecture d'une page web et revenir à votre tâche en cours, donc ne le tentez pas en permanence. ► On peut aussi enfermer son ordinateur dans un placard, le weekend par exemple, et afficher sur le placard la raison de ce geste pour se rappeler de la nécessité de se détacher de ses addictions. Si ca ne suffit pas, cela peut aller jusqu'à arrêter son abonnement internet (pour les Google addicts et les joueurs/dragueurs compulsifs), ce qui va vous forcer à sortir au café internet ou encore mieux chez des amis et nous sortir de l'isolement physique qui guette souvent l'adulte TDA/H. Pour ceux qui téléchargent de manière compulsive, remplacer l'ADSL ou la box par une clé 3g (limitée en débit) peut être la bonne solution. ► Il y a bien sûr d'autres sources de distraction que l'ordinateur, à la maison c'est la télévision bien sûr, mais aussi les livres pour d'autre. Même les livres de développement personnel ou d'efficacité professionnelle sont des distractions si cela devient une addiction au point de vous interrompre souvent dans la réalisation des tâches prioritaires ou celles incontournables de la vie quotidienne. ► A noter que tout ce travail va être facilité par un thérapeute TCC ou un coach qui va créer une dynamique dans ce sens, et en plus aider à détecter les habitudes cognitives associées à ces comportements nuisibles.
Chercher la bonne méthode d'organisation	► Chaque adulte TDA/H cherche de nouvelles méthodes d'organisation ou assistants électroniques et en change régulièrement. Changer régulièrement de type d'agenda ou de liste est déjà en soi une méthode qui permet de renouveler sa motivation à noter les RDV et les tâches, et d'affiner progressivement vers le système qui convient le mieux. Attention car cela peut devenir aussi une addiction dans le sens ou les méthodes deviennent une fin en soi au détriment de l'activité elle-même. ► Les méthodes traditionnelles ne marchent pas pour nous. Il faut déjà mettre en place les solutions ci-dessus, puis affiner encore si cela ne suffit pas. On peut s'inspirer de la méthode GTD qui libère du stress grâce à des systèmes automatiques (listes, calendrier). De plus cette méthode combat la procrastination en  demandant de déterminer et noter immédiatement la 1ere action à exécuter pour chaque tâche ou projet sur la TO DO LIST, cela rend en effet la tâche ou le projet plus concret et permettra de se mettre en mouvement sur la tâche plus facilement. ► De plus Il ne faut pas faire confiance à la mémoire de travail du fait que l'on zappe continuellement, donc chaque idée ou chose à faire doit être faite, si moins de 2mn, ou noté immédiatement, à partir du moment ou on a éloigné ses principales sources de distraction comme l'arrivée des mails à la volée. Car toute demande d'action ou idée non effectuée ni noté immédiatement est une source de stress sous-jacente et insidieuse. ► Toutes ces méthodes formelles sont utiles pendant des périodes de crise, ou pour des jobs qui demandent beaucoup d'organisation et d'attention aux détails, donc qui ne vous conviennent pas. Quand on a enfin trouvé sa voie qui passe par un job compatible TDA/H, il suffit alors de fonctionner de manière presque intuitive. On peut alors ne plus avoir besoin de listes, ou simplement une liste unique de tâches à réaliser (papier ou électronique), sans les planifier, et ne pas perdre cette liste (un grand classique).
Automatiser les tâches ennuyeuses Se créer de nouvelles  habitudes	► Le mot "routine" est significatif de nos contradictions. On doit éviter la routine car elle nous enlève la motivation et donc la concentration. Mais on a besoin de routines (avec un 's') dans la journée c'est à dire qu'il faut trouver des rituels ou des méthodes automatiques et ludiques pour traiter les tâches ennuyeuses et ne pas les reporter ou sauter des étapes. Ces mêmes rituels peuvent être aussi des garde-fous pour ne pas passer trop de temps en hyper-focalisation sur notre sujet du moment ou sur notre principale addiction. A noter que les actions les plus routinières peuvent devenir agréables et ludique si on essaie de les faire en pleine conscience (voir chapitre "solutions intérieures"). Alterner les routines et les moments de création toutes les heures. Attention, si on reste seul à la maison, on peut devenir très improductif et passer sa journée à papillonner ou faire une tâche addictive sur l'ordinateur. ► Certains ont besoin d'être très cadrés (souvent les hyperactifs) dans leur job. Ce n'est pas l'envie d'avoir une hiérarchie pesante, mais le fait d'avoir un travail ou un loisir où l'on n'a pas besoin de s'organiser (l'exemple du pompier, du médecin, du dépanneur etc.) tout en ayant une liberté d'action et de créativité. Par exemple un pompier sera très efficace et très satisfait de son job, qui est majoritairement instinctif, sous réserve qu'une bonne check-list soit affichée dans son camion pour ne rien oublier dans ses procédures de sécurité. Donc il faut se faire aider par des systèmes ou méthodes automatiques sans tomber dans la routine, de manière à ne pas être stressé par le quotidien et se concentrer sur ce qui nous fait avancer dans la vie. ► Automatiser une tâche créé petit à petit une nouvelle habitude qui sera ensuite très facile à exécuter. En effet, les habitudes ne demandent pas d'effort. Au contraire, c'est le fait d'arrêter une habitude qui demande un effort. De même, toutes ces solutions pour diminuer votre procrastination sont difficiles à mettre en place car elles demandent des changements d'habitudes. Mais ensuite quand ces solutions deviennent de nouvelles habitudes, vous êtes en pilotage automatique, c'est définitif, vous avez vaincus votre procrastination. Malgré votre TDA/H, observez que vous avez des habitudes très faciles à exécuter dont certaines très bonnes. Donc arrêtez vos mauvaises habitudes pour en créer de meilleures à la place, cela prend quelques mois seulement, mais avec beaucoup de volonté et peut-être l'aide d'un thérapeute TCC ou d'un coach.
RDV et dates butoir	► Les adultes TDA/H sont les champions des oublis et des retards. Même s'ils se rappellent de l'heure du RDV ou de la date butoir, ils ont une vision du temps déformée qui leur fait croire qu'ils ont encore du temps devant eux (A 8H30 sous la douche ils peuvent penser qu'ils seront à temps à leur RDV de 9H00 à l'autre bout de la ville ...). Donc il faut  un système d'alarme sur le l'appareil le plus portable (le téléphone par exemple),  programmer l'alarme suffisamment tôt avant le RDV ou la date butoir, mais sans exagérer car c'est la pression de l'évènement qui va faire prendre la mayonnaise énergie/motivation/concentration. ► Malheureusement certains achètent le dernier Smartphone à la mode pour noter les RDV, mais passé les premiers jours d'utilisation intensives, voire les premières minutes, ils n'ont plus l'envie ou la force de les noter, il va falloir persever. D'autres jonglent avec 3 agendas (téléphone, ordinateur, planning familial sur le frigo) ce qui n'est pas souvent la bonne solution. En opposition, certains ont mis en place au fil du temps un mécanisme de lutte anti-oubli et anti-retard efficace et qui peut même produire un stress exagéré par rapport à l'importance des évènements.
Rangement Maison/Bureau Classement Papiers	► Les adultes TDA/H sont les champions du désordre et du laisser aller en tout genre. Cela peut aller jusqu'à ne plus nettoyer sa maison ni changer les ampoules électriques tant qu'il reste un faisceau de lumière. Mieux s'organiser dans sa tète commence par mieux organiser et entretenir son environnement physique immédiat. Cela commence par ranger sa maison ou son bureau. Même si on croit s'y retrouver dans "notre bordel", un environnement désordonné favorise une hyperactivité cérébrale non productive et une humeur maussade car notre attention est attiré malgré nous vers ce désordre. L'idéal est dans faire un nouveau jeu et ranger tout au fur et à mesure, c'est une nouvelle habitude qui se met vite en place. Sinon, ranger totalement ou partiellement son lieu de vie et son lieu de travail plusieurs fois par an est très salutaire. De plus si vous êtes une femme, cela diminuera votre sentiment de culpabilité qui est souvent plus fort que chez les hommes sur ce sujet. ► Pour la maison on pourra se faire aider par un(e) ami(e) qui va nous coacher le temps d'une après-midi, et on lui rendra ce même service à son domicile, car on est très fort pour faire chez les autres ce qu'on ne peut pas faire chez soi ... Commencer par la pièce la plus bordélique et qui vous stresse le plus, cela vous encouragera pour la suite. Pour les gens qui ne savent pas jeter, il faut mettre les affaires dont on ne s'est pas servi depuis plusieurs années dans un bac spécial "A jeter peut-être un jour" que l'on va entreposer dans un endroit non visible. ► Pour le rangement des papiers, il faut privilégier le rangement séquentiel au lieu de vouloir faire beaucoup de dossiers différents. Il est plus facile de rechercher une information par rapport à sa date probable de réception que par rapport à un système de classement complexe qu'on a décidé un an plus tôt et qu'on a complètement oublié et pas respecté dans le temps. Par exemple toutes vos informations administratives de base (eau, électricité, ...) pourraient être stockées dans un seul dossier (dans l'ordre d'arrivé) que l'on archivera chaque année. Si vous désirez tout de même multiplier le nombre de dossiers, utiliser un codage couleur pour mieux les reconnaitre. ► Ranger et classer favorisent aussi la créativité avec de nouvelles idées plus claires qui apparaissent, notamment parce qu'on va retrouver des documents que l'on avait jugé important à une époque et qui correspondent peut-être à des projets réalisables aujourd'hui.  A noter qu'à l'autre extrême, l'obsession du rangement et du nettoyage est un comportement addictif et n'est guère plus enviable (sauf pour les invités), elle concerne aussi certains adultes TDA/H qui ont optés très tôt dans leur vie pour des garde fous TDA/H de type perfectionniste. D'autres aliment tellement le rangement et le nettoyage que cela devient leur source de distraction favorite au détriment de toute autre activité qui pourrait les faire avancer.
Productivité sur ordinateur Traitement des Courriels Retrouver rapidement les informations	► Il en est de même pour le rangement sur le disque dur de l'ordinateur. Vouloir stocker les mails dans beaucoup de dossiers différents est utopique car un mail peut se classer potentiellement dans plusieurs catégories. Il faut les laisser dans la boite réception principale (une par adresse email) et archiver ceux de l'année précédente dans un nouveau dossier.  ► Faire en sorte de ne pas recevoir à la volée ses mails ou de réserver une plage horaire dans la journée pour leurs traitements. Il faut répondre instantanément à un mail si cela prend moins de 2 minutes ou lui mettre un drapeau (flag) de rappel, drapeau qui nous rappelle de le traiter dans la journée ou la semaine. C'est une fonctionnalité classique d'un outil client mail, plus performant que le webmail qui servira plutôt quand on est en déplacement. Enfin il vaut mieux désactiver la fonction de réception automatique des mails pour ne pas être dérangé dans la tâche en cours, et activer manuellement leurs réceptions 1 fois par heure ou encore mieux 1 fois par demi-journée. ► Attention de ne pas trop complexifier le système en téléchargeant tous les plug-ins et logiciels d'organisation à la mode que vous allez utiliser quelques jours seulement dans le meilleur des cas. La quête de l'augmentation de la productivité peut-être contre-performante, la simplicité est souvent gage de performance. ► Un moteur de recherche local à notre ordinateur de type "desktop search" nous permettra de rechercher rapidement les mails et les contacts sur des mots clés mais aussi tous les documents que l'on a stocké sur notre disque dur (les nouvelles versions des systèmes d'exploitation intègrent en natif cette fonctionnalité). Mais comme dans la maison, stocker beaucoup de documents sur l'ordinateur ou collectionner beaucoup de liens de sites favoris ne sert à rien, puisque par définition ce qu'on déjà lu une fois nous intéresse beaucoup moins que ce qui nous reste à découvrir ! ► Enfin faites des sauvegardes régulièrement sur un disque externe, le mieux est d'utiliser régulièrement un outil qui sauvegarde l'image complète de votre disque dur. Perdre partiellement ou complètement vos données ou devoir réinstaller tout le système (plus fragile chez les TDA/H qui installent souvent tout et n'importe quoi) va être très frustrant pour votre TDA/H et peut mettre en péril votre activité proffessionnelle, car refaire ce que l'on a déjà fait une fois nous est insupportable.